Kennisbank | Over ons | Inloggen
Doe jezelf en de aarde een plezier, ruim je mail op: 9 tips van een pro

Doe jezelf en de aarde een plezier, ruim je mail op: 9 tips van een pro

22-04-2023

Earth Day is een belangrijke dag voor ons allemaal om ons bewust te worden van de impact die we hebben op onze planeet. Dit jaar willen we je aanmoedigen om deel te nemen aan een eenvoudige maar effectieve manier om groene energie te besparen: het opruimen van e-mail!

De impact van e-mail

Een mail opslaan kost opslagruimte op de mailserver. Die opslagruimte heeft (24/7) stroom nodig, de server heeft koelwater en grondstoffen voor het onderhoud nodig. Wereldwijd versturen we meer dan 246 miljard e-mails per dag, die allemaal een beetje CO₂ uitstoten. Deze grote hoeveelheid e-mails produceert een uitstoot van 986.000 ton koolstofdioxide per dag.
Concreet: één mailtje een jaar bewaren, staat gelijk aan de CO₂-uitstoot van een auto die 50 kilometer rijdt.
Onze server draait op groene stroom, maar daar moeten we ook zuinig mee omspringen. Groene stroom is niet gratis en wat je niet verbruikt hoef je niet op te wekken.

Tips om je op weg te helpen:

  1. Zoek naar alle e-mails van klantenservice@ontwerpfabriek.com en gooi ze weg. Zat er een onbetaalde factuur tussen? Geeft niks, de herinnering komt vanzelf.
  2. Zoek naar andere nieuwsbrieven, inlogmails van Websitemachine, meldingen van pakketbezorgers en uitnodigingen van je tandarts. Weg ermee!
  3. Meld je af van nieuwsbrieven die je niet leest (behalve van deze, want anders krijg je geen handige tips meer).
  4. Meld je af van notificaties van sociale media. Die afleiding heb je sowieso niet nodig.
  5. Maak mappen aan om je e-mails te ordenen, zo blijft je inbox overzichtelijk. Dit maakt het ook gemakkelijker om belangrijke e-mails te vinden. Wij maken bijvoorbeeld mappen per klant, met submappen per jaar of per project. Een paar keer per jaar lopen we de mappen na. Project afgerond? Dan exporteren we de map naar een externe schijf. Die schijf gaat in de kluis en verbruikt daar geen stroom.
  6. Maak een regel die de nieuwsbrieven die je wel wilt ontvangen naar een map verplaatst. Kom je niet toe aan lezen? Dan selecteer je de 50 oudste en mik je ze ongelezen in de prullenbak.
  7. Sommige mails hoef je niet te zien maar wil je wel een tijdje bewaren. Bijvoorbeeld bevestigingen van online bestellingen. Maak een regel aan die deze mails naar een map verplaatst en als gelezen markeert. Af en toe maak je de map leeg.
  8. Neem eens een kijkje in je map Verzonden items. Zo, dat is schrikken!
  9. Controleer en leeg regelmatig je spam en prullenbak.

Inbox zero

Is het je gelukt om AL je mail op te ruimen? Hoera! Held.
De techniek om je mail opgeruimd te houden heet 'Inbox zero'. Dat houdt in dat je de inbox elke keer als je hem bekijkt, he-le-maal leegmaakt. Dat doe je door, als je een mail leest, gelijk te besluiten wat je ermee gaat doen. Deze techniek kan alleen bestaan samen met een goede takenlijst. Wij zijn fan van Todoist.

De betekenis van de e-mail bepaalt de actie waarbij de varianten zijn:

  • ik moet iets doen en dat kan direct nu → doe!
  • ik moet iets doen maar niet nu → op takenlijst, verplaats naar mapje
  • iemand anders moet iets doen → 'over de schutting' en verplaats naar mapje
  • ik neem een procedureel besluit: ik bekijk deze e-mail later als ik meer info heb → op takenlijst, verplaats naar mapje
  • ik wil deze e-mail terug kunnen vinden en ik hoef niets te doen → verplaats naar mapje
  • ik wil er helemaal niets mee en ook niet bewaren → hop, naar de prullenbak

Bedankt namens iedereen die nog gebruik moet maken van deze blauwgroene planeet.